El copago, el dato económico y su afectación a la protección de datos en la farmacia: el caso de las residencias de ancianos

Hasta ahora en las residencias de ancianos se recogían las recetas que prescribían a sus mayores, se entregaban a una farmacia para su dispensación y como los titulares de las recetas eran de pensionistas no se pagaba nada. A lo más se giraba una factura a la residencia si se compraban productos no financiados. Se trata este de un servicio que da la residencia y que evita que cada mayor tenga que salir con sus recetas a comprar su medicación.

Con la entrada en vigor del copago, cada residente tendrá un gasto farmacéutico que se deberá cobrar por el farmacéutico y que será diferente según el anciano. Pero, ¿cómo se debe hacer esto para que no haya problemas con la Ley de Protección de Datos? Si la residencia paga al tiempo de recibir la medicación, siendo ella la encargada de la gestión de las recetas, no hay problema, pero no puede afirmarse lo mismo cuando haya que girarse recibos y facturas, ya sea a la propia residencia o a los residentes.

En este último caso existen dos grandes opciones:

1. La farmacia dispensa las medicinas y para gestionar el cobro abre una ficha personal a cada anciano, ya sea en el programa de la aplicación farmacéutica o en otro programa creado “ad hoc”. En ella, además de los datos personales se incluiría el número de cuenta bancaria donde girar el gasto farmacéutico. Esto supone que de forma periódica el farmacéutico debe hacer una factura global del paciente y girar el importe. Aquí la residencia sólo interviene para llevar las recetas a la farmacia y para llevar el medicamento al residente.

2. La farmacia dispensa los medicamentos pero se factura a la residencia, de modo que sea ésta quien repercuta el gasto a los residentes de acuerdo con la factura que emita el farmacéutico, que deberá desglosar el gasto de cada paciente. En este caso toda la gestión de cobro la hace la residencia y la farmacia únicamente dispensa las recetas, debiendo quedarse con siguientes datos: el nombre del residente y la aportación, además de los productos dispensados, para incluir en la factura que a la farmacia le paga la residencia.

Es un hecho que el farmacéutico no se va a librar de emitir facturas con nombres de los residentes, gasto en que se ha incurrido e importe que han de abonar como aportación, ya sea emitidas a nombre de cada residente o una global a la residencia. Por eso que es importante que toda la gestión con la residencia quede bien protocolarizada desde la perspectiva de la protección de datos. Esto significa podemos estar, de modo simplificado, ante los siguientes escenarios:

1. Contrato anciano-residencia con autorización de cesión de datos. El anciano al tiempo de entrar en la residencia, ya sea personalmente o a través de tutor, firma un consentimiento informado de que sus datos van a ser cedidos a una farmacia en concreto con la finalidad de la gestión de sus recetas y medicamentos, y en el mismo deberá dejarse claro que será la botica la que emita los recibos correspondientes al importe de la aportación de la medicación que se ha dispensado. Esto implica, por tanto, que la residencia cede los datos, incluida la cuenta bancaria, a la farmacia, que tendrá que hacer los recibos y deberá llevar al banco para su cobro. A la vez, en el contrato entre residencia y anciano deberá hacerse constar el encargo a la residencia de la gestión de las recetas (llevada a la farmacia y recogida de medicamentos). Aquí hay un riesgo evidente de impago de facturas o de devolución de recibos.

2. Consentimiento del residente a la farmacia. Puede ocurrir que la residencia no haya pedido ese consentimiento informado o no quiera solicitarlo. En ese caso, la farmacia tendrá que pedirlo uno o por uno a cada residente, puesto que de otra forma no podrá tratar el dato económico-bancario para poder girarles la factura. No vale aquí la exposición al público de que se están tratando los datos económicos puesto que, sin entrar en otras disquisiciones, los residentes no son los que van a la Farmacia, se trata de consentimientos personales y no se garantizan los derechos ARCO. Por otro lado, en el mismo consentimiento que se hace en la farmacia deberá hacerse constar que el residente autoriza a la residencia a que gestione sus recetas y medicamentos en esa botica.

3. ¿Y qué pasa si el anciano no da el consentimiento a la residencia o a la farmacia para dar ese dato económico? Pues en este caso no cabe la opción de que se giren recibos o se cargue en la cuenta bancaria del anciano el importe de la aportación de los medicamentos dispensados y, por tanto, tendrá que ser el propio residente, los familiares o tutores, o incluso la residencia los que deberán encargarse de ir a la farmacia y recoger las medicinas prescritas. En el caso de que lo haga la residencia pueden a su vez producirse dos circunstancias, que pague directamente a la farmacia cada vez que recoge los medicamentos o, por el contrario, que la farmacia emita a la residencia una factura por el importe total de las aportaciones de las medicinas dispensadas y, para ello, necesita el dato del nombre del paciente y aportación y, además, el dato bancario de la residencia si se van a pasar recibos, debiendo todo ello constar en un contrato.

Y qué es lo mejor. Pues cada caso es diferente y las relaciones con las residencias difieren mucho unas de otras, así que la decisión es totalmente personal y todas pueden ser buenas. Lo único cierto es que el dato económico de los ancianos se va a tener que tratar directa o indirectamente por lo que, aprovechando la situación y dado que en muchos casos se tendrán que firmar contratos o consentimientos, se me ocurre que puede ser un buen momento para que las farmacias aporten un valor añadido a las residencias prestando sus servicios (diferentes a la mera dispensación de recetas), entre otras cosas y, por ejemplo, implantando sistemas de dosificación personalizada, que permite una óptima adherencia al tratamiento.

¿Puede tener la farmacia una página web?

Es una buena pregunta y tiene una difícil, o por lo menos, controvertida y compleja respuesta, que puede variar según normativas autonómicas, estatutos y reglamentos colegiales, por lo que el contenido de este post no es una respuesta absoluta a la pregunta que se intenta responder y, por tanto, es exclusivamente mi opinión personal.

No hay duda que la farmacia puede vender parafarmacia a través de Internet con otro nombre y, generalmente, en estos casos, la facturación va contra una sociedad mercantil separada de la farmacia. En estos casos la sección de parafarmacia, a través de esa sociedad, está abierta 24 horas, 365 días al año y para eso no precisa de autorización previa de sanidad, ni de los Colegios Profesionales. Nótese que en este caso no se pueden vender medicamentos.

El problema real surge con las farmacias que quieren mantener su nombre en la página web (incluso en el dominio), generándose de inmediato las siguientes preguntas: ¿tener página web se puede considerar publicidad? y, ¿vulnera la normativa farmacéutico-sanitaria?

Hace unos días me decía mi buen amigo @fjmataro que la normativa sanitaria siempre va por detrás de la realidad. Y es verdad. Si estudiamos la normativa sanitaria no encontraremos que esté prohibido (ni permitido) tener página web pero, tampoco se regula la presencia en las redes sociales (Facebook, linkedin, Twister…), posiblemente porque ambas cosas son “modernas” y la forma o estructura de la farmacia y su normativa reguladora sigue los principios y cánones del tiempo anterior a la era 2.0. Sin ánimo de crear controversia sobre este tema, la problemática de si se puede tener o no página web debe abordarse desde varias perspectivas, dependiendo del contenido de la página:

1º Si sólo se incluye información general (a modo de páginas blancas o amarillas: es decir, nombre de la farmacia, dirección y teléfono) En este caso entiendo que no hay publicidad y, por tanto, es posible tener la página web puesto que es una forma de dar acceso a información básica sanitaria a la población. Sería el equivalente a las páginas amarillas o listines telefónicos, que no se cuestionan cuando se incluyen sólo datos identificativos de la farmacia. Lo que se hace en este caso es volcar el contenido tradicionalmente en papel al soporte digital online.

2º Si en la página web se incluye información más completa, es decir, además del punto anterior se añade la carta de servicios (como que se asesora en nutrición, parafarmacia, que tiene un horario continuado, que se hace atención farmacéutica…), en este caso los Colegios Profesionales pueden considerar que es publicidad y tendría el mismo tratamiento que si se pone esa información en las páginas amarillas, en una revista profesional, en un cartel de fiestas o en un calendario. No debemos olvidar que, al fin y al cabo, la página web es una herramienta para posicionarse en el mercado y que es altamente efectiva si está bien hecha, ya que es un anuncio puesto 365 días al año, durante 24 horas, accesible desde cualquier punto de España (y extranjero).
En estos casos, mi recomendación es que, antes de publicar la página web, se revise primero si hay normativa autonómica sobre el particular (por ejemplo sí existe en Galicia) y, también, si el Colegio Profesional al que se pertenece tiene, ya sea en sus estatutos o reglamentos, alguna limitación para la realización de la publicidad. En ocasiones habrá que solicitar autorización y ello por la especial consideración que tiene la farmacia en la normativa actual. Además, hay que hacer una consideración importante, esta regla se aplicará aunque la farmacia tenga un dominio diferente al nombre del titular de la botica (por ejemplo, si la farmacia se califica con el nombre del barrio en el que está situada, o la calle o del edificio conocido, etc)

3º Si la farmacia además utiliza la web como plataforma de venta (nunca para medicamentos, puesto que está prohibido por la Ley de Garantías y Uso Racional del Medicamento) se aplicaría la misma regla anterior y, además,hay que hacer especial hincapié en que se vele por la aplicación de la Ley de Servicios de la Sociedad de la Informacion y de Comercio Electrónico y de Ley Orgánica de Protección de Datos.

Finalmente, debe recordarse que la página web de la farmacia nunca debe usarse para publicitar fórmulas magistrales y que la publicidad de medicamentos y productos sanitarios tienen sus especialidades de acuerdo con lo previsto en la Ley de Garantías y Uso Racional del Medicamento, que han de ser respetadas.
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Qué hacer con el curriculum vitae que se recibe en la farmacia y su afectación por la Ley de Protección de Datos

Estamos en crisis y tenemos una tasa de desempleo superior al 23%, por ello cada vez es más habitual que en las farmacias se reciban currículum vítae con los que no se sabe muy bien qué hacer, si en ese momento no se tiene en marcha un proceso de selección de personal.

Se trata de un claro caso de protección de datos, ya que en el curriculum el candidato puede incluir variados datos, incluso de salud (por ejemplo minusvalías), y sólo por recibirlo en la farmacia, ya se guarde o no, deberán adoptarse en la farmacia las medidas de protección, diligencia y seguridad adecuadas, conforme a la Ley de Protección de Datos, para su almacenamiento, tratamiento o, en su caso, destrucción.

Recibido el currículum el titular de la farmacia debe decidir entre desecharlo o guardarlo. Las obligaciones que asume son diferentes en cada caso, siendo también relevante cómo se haya recibido: en mano, por correo, email, página web u otro canal.

Si se opta por desecharlo deberá hacerse a través de un medio que impida la recuperación de la información. Por ejemplo, si están en formato papel se hará a través de destructora de papel o a través de empresas de destrucción certificadas de papel y, si están en formato electrónico (recibidos por email) a través de borrado efectivo. En consecuencia no es válido romperlos manualmente “en trocitos” ni tirarlos al contenedor azul de papel o, en su caso, guardarlos en el ordenador en la bandeja de entrada del correo electrónico.

Por el contrario, si se opta por conservarlo se incorporará a un fichero que deberá estar dado de alta en la Agencia de Protección de Datos con el nivel de seguridad que corresponda (recomendable el nivel alto) Ese fichero también constará en el documento de seguridad de la oficina de farmacia. Además, si el fichero en el que se incluye el curriculum es manual (porque el formato es en papel), deberá, entre otras cosas, guardarse en un armario cerrado con llave, determinarse quienes son los usuarios autorizados y establecerse un registro de accesos a través del cual pueda el responsable del fichero saber la consulta que se ha hecho, qué modificación se ha operado o qué se ha suprimido y por quién.

Además, la entrega de un curriculum por el candidato, aunque no se especifique, persigue un fin, que es su incorporación a un proceso de selección de personal en la farmacia receptora. Por tanto, los datos que se incluyan en el mismo no podrán ser utilizados por el farmacéutico titular para otras finalidades, ni podrá cederlos a otras farmacias o empresas sin el consentimiento expreso e inequívoco del candidato, titular de los datos. En este sentido, a modo ilustrativo, traigo a colación la resolución de la AGPD R/01568/2010 en la que se impone una multa de 60.121,21€ más 6.000€ por cederse un curriculum entre empresas sin consentimiento inequívoco del afectado. Y es que, más allá de la letra de la Ley Orgánica de Protección de Datos, la Audiencia Nacional exige una especial diligencia a la hora de operar con los datos de carácter personal, visto que se trata de la protección de un derecho fundamental de las personas a las que se refieren los datos. (En este sentido, entre otras, sentencias de la Audiencia Nacional de fechas 24 de abril de 2001 y 3 de marzo de 2004).

A la vista de todo ello, lo más fácil sería no recoger ningún currículum, salvo que se esté buscando personal, ya que de esta forma se evita adoptar cambios en materia de protección de datos de la farmacia. Sin embargo, disponer de los datos de posibles trabajadores puede ser de indudable utilidad y no debe dar miedo guardar los currículum si el fichero está debidamente dado de alta en la Agencia de Protección de Datos y están las medidas de seguridad legales implantadas en la farmacia. Al fin y al cabo, este fichero sería sólo uno más a sumar a todos los que hoy en día tiene la farmacia, por lo que el titular, responsable del fichero, no se enfrentaría a algo totalmente nuevo.